المحور الثانى الادارة الالكترونية وكيل و مدير مدرسة يوليو 2024
تحميل المادة العلمية الادارة الاكترونية PDF
تحميل المادة العلمية الادارة الالكترونية WORD
تمهيـــــد:
يُنظر إلى الإدارة الإلكترونية على أنها بديل عصري يواكب التطور الذي اعترى حياة الإنسان على سطح الأرض، ويلبي مطالبه الإدارية، ويرضي طموحه في الحصول على قدرات أعلى وأيسر في إدارة شؤون حياته وتفاصيله وتعميم تطبيقات التقنية في الإدارة حاجة ماسة لمجتمعنا، ودافعًا لتلك الإدارات لتجاوز واقعها والانطلاق إلى الآفاق العالمية الرحبة بوتيرة سريعة ومشاركة واسعة.
مفهوم الإدارة الإلكترونية:
تُعرفُ الإدارةُ الإلكترونيّة (Electronic Management) بأنّها منظومةٌ حديثةٌ تعتمدُ على التكنولوجيا الإلكترونيّة، وتهدفُ إلى تحويل الإدارة التقليديّة إلى إدارةٍ إلكترونيّة تعتمدُ على استخدام الحاسوب وتطبيقاته.
وأيضاً تُعرفُ الإدارةُ الإلكترونيّة بأنّها كافّة الوظائف والمهام التي تحدّدها الإدارةُ للموظفيّن من خلال الاعتمادِ على وسائل اتصالٍ حاسوبيّة، وتشملُ رسائل البريد الإلكترونيّ، وقنوات الاتصال الرقميّ، ويؤدّي هذا النوعُ الحديثُ من الإدارة إلى سهولةِ الربط بين المديرين، والموظفيّن، والعملاء.
وتعرف كذلك بأنها "تطبيق متميز للتقنيات المعتمدة على الويب في النظم المرتبطة بالموارد البشرية والذي يسهم مع بعض التغييرات التنظيمية الأخرى في إتاحة إمكانية الوصول إلى المعلومات الخاصة بالموارد البشرية على نطاق واسع وكذلك توفير فرص عديدة لإدارة تلك المعلومات".
وتعرف الإدارة الإلكترونية إجرائيا على أنها: منظومة العمل المتكامل الذي يعتمد على استخدام الحاسوب والوسائل التكنولوجية المتطورة ومدى معرفتها وتطبيقها من قبل الإدارة المدرسية بالمدارس.
أهمية نظام الإدارة الالكترونية:
§ إحداث تكامل في الوصول لقواعد البيانات وبذلك يتم توسيع نطاق المعلومات.
§ زيادة إمكانية وصول الأفراد إلى قواعد البيانات من خلال نموذج البوبات الإلكترونية.
§ إدارة المعلومات الشخصية وتقديم الخدمات الأساسية.
§ تسهيل التعاون والتدريب والتفاعل والمشاركة ونشر المعلومات.
§ التواصل مع الموظفين وتحفيزهم وإدارة المزايا الوظيفية والمكافآت وتحسين الخدمة المقدمة لهم.
أهداف الإدارة الإلكترونية:
تسعى الادارة الالكترونية إلى تحقيق الأهداف التالية:
§ تكامل أجزاء التنظيم وتوحيدها كنظام مترابط من خلال تكنولوجيا المعلومات.
§ تقديم آليات فعالة وداعمة لاتخاذ القرارات.
§ ضمان تدفق المعلومات بدقة وكفاية وتوقيت ملائم وجاهزية مستمرة.
§ تقليل كلفة التشغيل وتحسين متواصل لمعدلات الإنتاجية.
§ إدارة الملفات بدلا من حفظها، واستخدام البريد الالكتروني بدلا من الصادر والوارد.
§ توفر المعلومات بشكلها الرقمي يقلل الإجراءات الإدارية، والأعمال الورقية وتعبئة البيانات يدويا.
§ الاستخدام الأمثل للطاقات البشرية.
§ زيادة دقة البيانات، فالثقة بصحة البيانات المتبادلة التي اعيد استخدامها ستكون مرتفعة وسيغيب القلق من عدم دقة المعلومات أو الاخطاء الناجمة عن الإدخال اليدوي.
مميزات الإدارة الإلكترونية:
§ إدارة ومتابعة الإدارات المختلفة للمؤسسة وكأنها وحدة مركزية.
§ تجميع البيانات من مصادرها الأصلية بصورة موحدة، وتقليص معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات وربطها.
§ تقليل أوجه الصرف في متابعة عمليات الإدارة المختلفة.
§ توظيف تكنولوجيا المعلومات من أجل دعم وبناء ثقافة مؤسسية إيجابية لدى كافة العاملين.
§ توفير البيانات والمعلومات للمستفيدين بصورة فورية.
§ زيادة الترابط بين العاملين والإدارة العليا ومتابعة وإدارة كافة الموارد.
ومن المميزات الأخرى للإدارة الإلكترونية الرقمية ما يلي:
§ تتميز الإدارة الإلكترونية بأنها الأسلوب الأكثر فعالية وكفاءة لتسيير العمل الافتراضي من حيث التخطيط والتنفيذ والرقابة. تتميز الإدارة الإلكترونية بخاصية القدرة على تحسين الفعالية التشغيلية من خلال الاستثمار الأمثل لأرقى التقنيات المتاحة والعقول الرقمية المدربة والخبيرة.
§ القدرة على تحقيق أعلى درجات السرعة ورشاقة الحركة والمرونة العالية التي تتجسد بتوفير أي شيء وفي أي وقت ومكان وبأي طريقة.
§ تمتلك الإدارة الإلكترونية ثقافة راسخة تقوم على شفافية المعلومات والندية والتنافسية بين العاملين.
§ تتميز أيضا بقدرتها على تقليص التكاليف وتعزيز الأداء وتحسين مستويات جودة الخدمات المقدمة.
مبادئ الإدارة الإلكترونية:
من أهم مبادئ الإدارة الإلكترونية ما يلي:
إدارة بلا ورق: حيث تتكون من الأرشيف الإلكتروني والبريد الإلكتروني والأدلة والمفكرات الإلكترونية والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية.
إدارة بلا مكان: وتتمثل في التليفون المحمول والمؤتمرات الإليكترونية والعمل عن بعد من خلال المؤسسات التخيلية.
إدارة بلا زمان: تستمر 24 ساعة متواصلة ففكرة الليل والنهار والصيف والشتاء هي أفكار لم يعد لها مكان في العالم الجديد فنحن ننام وشعوب أخري تصحو لذلك لابد من العمل المتواصل لمدة 24 ساعة حتى نتمكن من الاتصال بهم وقضاء مصالحنا
إدارة بلا تنظيمات جامدة: فهي تعمل من خلال المؤسسات الشبكية والمؤسسات الذكية التي تعتمد على صناعة المعرفة تنفيذ ذلك يحتاج إلي:
- الأجهزة والمعدات، والبرمجيات بمختلف أنواعها.
- الاتصالات، ونظم المعلومات.
- الكوادر البشرية، والتوعية الحاسوبية.
أسباب التحول نحو الإدارة الإلكترونية:
إن التحول إلى الإدارة الإلكترونية حتمية تفرضها التغيرات العالمية، ففكرة التكامل والمشاركة وتوظيف المعلومات أصبحت أحد محددات النجاح لأي مؤسسة، وقد فرض التقدم العلمي والتقني والمطالبة المستمرة برفع جودة المخرجات، وضمان سلامة العمليات، ويمثل عامل الوقت أحد أهم مجالات التنافسية بين المؤسسات فلم يعد من المقبول الآن تأخر تنفيذ العمليات بدعوى التحسين والتجويد وذلك لارتباط الفرص المتاحة أمام المؤسسات بعنصر التوقيت.
ومن التطورات التي أدت إلى التحول إلى الإدارة الإلكترونية ما يلي:
§ التقدم الكبير في تقنيات الحاسب الآلي وتطبيقاته: حيث أصبحت الآلات تتخذ كثيرًا من القرارات المبرمجة مكان الإنسان.
§ التقدم السريع في شبكة الاتصالات والإنترنت: فالاتصالات الإلكترونية أصبحت تتيح للإدارة كل ما تحتاجه من معلومات سواءً من داخل المنظمة أو خارجها عبر دول العالم كافة، بسرعة ودقة فائقة وبتكاليف زهيدة.
§ العولمة: لقد ساعدت العولمة على دفع المؤسسات الحكومية وغير الحكومية (الخاصة) إلى محاولة الاستفادة القصوى من التقنيات الحديثة في مجالات الحاسب الآلي والإنترنت والاتصالات من أجل تحسين الجودة وزيادة الإنتاجية وتخفيض التكلفة، وهو ما مهد لقيام الإدارة الإلكترونية لإثبات الذات.
§ شح الموارد والاتجاه نحو الخصخصة: فقد أدى ازدياد شح الموارد للمنظمات الحكومية ولبعض الدول عامًا بعد عام بتشجيع الاتجاه نحو خصخصة أغلب القطاعات الخدمية والتحول نحو تطبيق الإدارة الإلكترونية، والذي بموجبه تستطيع تلك المنظمات أو الدول توفير جزء كبير من تكاليف أداء الخدمة للمواطنين.
§ انتشار الثقافة الإلكترونية: أصبح من السهولة بمكان التعامل مع التقنية الرقمية. حيث لم يعد الأمر يتطلب حصول المتعامل مع تلك التقنية على شهادة جامعية متخصصة في الحاسب الآلي.
§ الاستجابة والتكيف مع متطلبات البيئة المحيطة: تجنبًا لاحتمالات العزلة والتخلف عن مواكبة عصر السرعة والمعلوماتية، فلا يمكن لأي مجتمع إنساني معاصر أن يعيش كنظام مغلق دون مواكبة التطور الطبيعي للحياة الإنسانية بأبعادها المختلفة.
§ التحولات الديموقراطية وما رافقها من متغيرات: فقد ساهمت حركات التحرر العالمية في إحداث تغيرات جذرية في البناء المجتمعي، وقد رافق ذلك ارتفاع في مستوى الوعي والتوقعات الاجتماعية ونشؤ رؤية جديدة للقطاع العام بكافة أبعاده، أهمها (ضرورة تحسين مستوى أدائه، تفعيل الرقابة الشعبية على أعمال الحكومة، وترسيخ مبدأ الشفافية والمساءلة والعدالة وغيرها)، لذلك تمثل الإدارة الإلكترونية فرصة متميزة للارتقاء بالأداء في القطاع العام.
وفي ذات السياق فإن من الأسباب الداعية للتحول إلى العمل الإلكتروني بالمدارس الثانوية ما يلي:
§ ضرورة توحيد البيانات على مستوى المدرسة.
§ صعوبة الوقوف على معدلات قياس الأداء للمعلمين.
§ ضرورة توفير البيانات المتداولة للعاملين في المدرسة.
§ التوجه نحو توظيف استخدام التطور التكنولوجي والاعتماد على المعلومات في اتخاذ القرارات.
§ ازدياد المنافسة بين المؤسسات التعليمية وضرورة وجود آليات للتميز داخل كل مؤسسة تسعى للتنافس.
§ حتمية تحقيق الاتصال المستمر بين العاملين على اتساع نطاق العمل.
وفي ضوء ما سبق فإن التحول من الإدارة التقليدية بالمدارس إلى إدارة الإلكترونية أصبح ضرورة ملحة ومن المتطلبات الأساسية لتطوير وجودة التعليم في ظل المتغيرات العالمية المعاصرة والاتجاهات الحديثة في مجال الإدارة المدرسية.
مراحل التحول إلى الإدارة الإلكترونية:
التحول إلى الإدارة الإلكترونية يحتاج إلى عدة مراحل كي تتم العملية بشكل يحقق الأهداف المرجوة. ومن تلك المراحل ما يأتي:
§ قناعة ودعم الإدارة العليا في المنشأة أو في الدولة: ينبغي على المسئولين بالمنشأة أن يكون لديهم القناعة التامـة والرؤيـة الواضحـة لتحـويل جميع المعاملات الورقية إلى إلكترونية كي يقدموا الدعم الكامل والإمكانيات اللازمـة للتحـول إلى الإدارة الإلكترونية.
§ تدريب وتأهيل الموظفين: تدريب وتأهيـل الموظفين كي يُنجزوا الأعمال عبر الوسائل الإلكترونية المتوفـرة. وهـذا يتطلب عقـد دورات تدريبية للموظفين، أو تأهيلهم على رأس العمل.
§ توثيق وتطوير إجراءات العمل: توثيق جميع الإجراءات وتطوير القديم منها كي تتوافق مع كثافة العمل، ويتم ذلك من خلال تحديد الهدف لكل عملية إدارية تؤثر في سير العمل وتنفيذها بالطرق النظامية، مع الأخذ بالاعتبار قلة التكلفة وجودة الإنتاجية.
§ توفير البنية التحتية للإدارة الإلكترونية: يقصد بالبنية التحتية أي الجانب المحسوس في الإدارة الإلكترونية. مـن تأمين أجهزة الحاسب الآلي، وربط الشبكات الحاسوبية السريعة والأجهزة المرفقـة معها، وتأمين وسائـل الاتصـال الحديثة.
§ البدء بتوثيق المعاملات الورقية القديمة إلكترونيًا: المعاملات الورقية القديمة والمحفوظة في الملفات الورقية ينبغي حفظـها إلكترونيـًا بواسطـة الماسحات الضوئية (Scanners) وتصنيفها ليسهل الرجوع إليها. علـى سبيل المثال: إحـدى الجهات الحكومية لديها أكثر من (42) مليون مستند ورقي، تـم تحويـل 70٪ تقريبًا إلـى مستند إلكتروني.
§ البدء ببرمجة المعاملات الأكثر انتشارًا: البدء بالمعاملات الورقية الأكثر انتشارًا فـي جميع الأقسام وبرمجتها إلـى معامـلات إلكترونيـة لتقليل الهدر في استخدام الورق. وعلى سبيل المثال: نموذج طلب إجازة يُطبق فـي جميع الأقسام بلا استثناء. فمن الأفضل البدء ببرمجته وتطبيقه.
معوقات التحول إلى الإدارة الإلكترونية:
1. معوقات إدارية تتعلق بالتنظيم الإداري: من أهم المعوقات التي تقف في سبيل الانتقال إلى البيئة الإلكترونية هي الإدارة الضعيفة لمعظم مشاريع تكنولوجيا المعلومات في القطاع الحكومي حيث تشير إحدى الدراسات إلى أن ما يقارب من (85%) من مشاريع القطاع العام تفشل لأنها تفتقر إلى الإدارات الكفؤة.
إن بعض الدول وخاصة الدول النامية تتخذ بعض الأساليب الإدارية التقليدية كالأسلوب البيروقراطي نموذجا للعمل به، وهذه الأساليب لا تتناسب مع متطلبات الإدارة الإلكترونية.
ومن المعوقات الإدارية ما يلي:
§ قلة التنسيق بين الأجهزة الإدارية في مجال استخدام الحواسيب حيث تعمل كل جهة على حدة بتطوير تطبيقاتها دون الاستفادة من تجارب الأجهزة الحكومية الأخرى.
§ اختلاف إجراءات العمل بين الإدارات ذات الأعمال المتشابهة وضعف الإجراءات التي تحكم سير العمل.
§ انعدام التخطيط والتنسيق على مستوى الإدارة العليا لبرامج الإدارة الإلكترونية، وتحديد الوقت الذي يلزم فيه البدء بتطبيق وتنفيذ الخدمات والمعلومات إلكترونيًا.
§ ضعف اهتمام الإدارة العليا بتقييم ومتابعة تطبيق الإدارة الإلكترونية.
§ عدم وجود هياكل تنظيمية محددة، وعدم تضمن تلك الهياكل للوظائف التي تغطي كافة الأنشطة بالمنظمة.
§ عدم التدرج في تطبيق الإدارة الإلكترونية.
§ ضعف برامج التوعية الإعلامية المواكبة لتطبيق الإدارة الإلكترونية.
§ اختلاف نظم وأساليب الإدارة حتى داخل المنظمة الواحدة.
§ غياب الرؤية الاستراتيجية الواضحة لدى معظم الدول وخاصة العربية بشأن استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بما يخدم التحول نحو منظمات المستقبل الإلكترونية.
§ الإدارة الضعيفة لمعظم مشاريع تكنولوجيا المعلومات في القطاع الحكومي.
§ فقدان الشفافية للوصول إلى المعلومات ومعرفة آليات وضع واتخاذ القرارات المؤسسية.
§ طول الإجراءات الإدارية، مما يوفر أو يلغي فكرة التطبيق بسبب عقبات الإجراءات الإدارية.
§ عدم توافر التدريب المتخصص بشكل واسع في المواقع المرغوبة صعوبة إيجاد التنظيم الإلكتروني لما يترتب عليه من إعادة الهيكلة للمنظمة بشكل كامل.
2. معوقات بشرية: تتعلق بالعاملين والمتعاملين:
إن النقص في أعداد الموارد البشرية المؤهلة للتعامل مع العصر الرقمي يعد معوقا يواجه المؤسسات عن ممارستها للتكنولوجيا الحديثة. ومن أبرز المعوقات البشرية:
§ عزوف الكفاءات المتميزة عن العمل في المنظمات الحكومية لقلة الحوافز.
§ قلة وعى صناع القرارات بالمنظمات الحكومية بأهمية تقنية المعلومات.
§ النظرة إلى الإدارة الإلكترونية من منطلق التكلفة دون إعارة الفائدة منها الاهتمام الكافي.
§ ضعف الوعي الثقافي بتكنولوجيا المعلومات على المستوى الاجتماعي والتنظيمي.
§ ضعف توافر الحافز القوي لدى الأفراد لإنجاح عملية التحول، وعدم إحساسهم بأنهم جزء من عملية التحول.
§ مقاومة العاملين للتغيير والخوف من فقدان وظائفهم.
§ تنامي شعور بعض المديرين وذوي السلطة بأن التغيير يشكل تهديدا لسلطتهم.
§ ضعف مهارات اللغة الإنجليزية لدى بعض الموظفين، والتهيُّب من التعامل مع الأجهزة الإلكترونية.
§ ضعف الثقة في حماية سرية وأمن التعاملات الشـخصية.
§ ضعف تشجيع المسئولين للأفراد على التعلم الذاتي لبرامج وتطبيقات الإدارة الإلكترونية وتقنية المعلومات.
3. معوقات مالية تتعلق بالتمويل:
تعتبر المعوقات المالية من أهم الصعوبات التي تواجه استخدام الإدارة الإلكترونية في إدارة المدرسة، كما أن تزايد ظهور الأجهزة والأنظمة الجديدة يجعل الأجهزة والأنظمة القديمة عديمة الفائدة وعليه فإن استبدال الأجهزة والأنظمة القديمة بأخرى حديثة يترتب عليه تكاليف باهضه، مما يضع المسؤولين في حيرة أمام الشراء أو الصيانة للأجهزة التي بدأت تفقد فعاليتها. وتتمثل المعوقات المالية في:
§ قلة الموارد المتاحة بسبب الارتباط بميزانيات ثابتة ومحدد فيها أوجه الإنفاق.
§ ارتفاع تكاليف توفير البنية التحتية من شراء الأجهزة والبرامج التطبيقية وإنشاء المواقع وربط الشبكات.
§ محدودية المخصصات المالية المخصصة لتدريب العاملين في مجال نظم المعلومات.
§ ارتفاع تكاليف خدمة الصيانة لأجهزة الحاسبات الآلية.
§ تكلفة استخدام الشبكة العالمية للإنترنت.
§ ضعف الدعم السياسي والمالي، لذا لابد من أن يدعم المشروع سياسيا ليؤمن له من قبل القيادات العليا ويدعم ماليا فرصة الاستمرار والتطور.
4. معوقات تقنية تتعلق بالتقنية:
إن تكنولوجيا المعلومات والاتصالات قد حققت بالفعل نجاحات كبيرة إلا أن هذا لا يعني خلوها من المشاكل أو المعوقات، ومن أبرز مسؤوليات القائمين العمل باتجاه تذليل هذه المعوقات، وربما تستطيع الشعوب والبلدان التعلم من التجارب السابقة والتغلب على مكامن الضعف واقتناص الفرص بشكل أفضل، ومواجهة التحديات بفاعلية وثقة.
وهناك مجموعة من المعوقات التقنية التي تعيق الاستفادة من تطبيقات الإدارة الإلكترونية ومنها ما يلي:
§ عدم وجود بنية تحتية متكاملة على مستوى الدولة مما يعرقل تطبيق الإدارة الإلكترونية في مؤسساتها.
§ ضعف القدرة التكنولوجية لشبكات الاتصال في بعض المناطق.
§ اعتماد معظم البرامج الإلكترونية والمعلومات الموجودة على شبكات الاتصال على اللغة الإنجليزية.
§ اختلاف مواصفات الأجهزة الإلكترونية المستخدمة داخل المدارس مما يشكل صعوبة الربط بينها.
§ ندرة توافر خدمة الإنترنت للجمهور المتعامل مع الإدارة الإلكترونية المدرسية بالشكل المناسب.
§ اختلاف القياس والمواصفات بالأجهزة المستخدمة داخل المكتب الواحد مما يشكل صعوبة بالربط بينها.
§ عدم وجود وعي حاسوبي ومعلوماتي عند بعض الإداريين.
5. معوقات تتعلق بالأمن المعلوماتي:
كلما ازداد استخدام الحواسيب زادت الحاجة إلى حماية المعلومات المخزونة فيه ويعد الأمن المعلوماتي من أهم المعوقات في تطبيق الإدارة الإلكترونية بالمدارس، ومن معوقات الأمن المعلوماتي ما يلي:
§ الخوف من عدم القدرة على حماية قاعدة البيانات من الاختراق أو التخريب.
§ الخوف من إفشاء المعلومات من قبل الموظفين أو المستفيدين من النظام.
§ الخوف من فقدان المعلومات أو عدم دقتها عند إجراء التحديثات على النظام الإداري الإلكتروني.
§ فقدان الثقة في برامج التأمين والحماية عند تنفيذ المعاملات الإدارية الإلكترونية.
6. معوقات تتعلق بالتدريب:
ومن المعوقات المتعلقة بالتدريب ما يلي:
§ عدم وضع نظام واضح للتدريب معروف لدى جميع العاملين ويرتبط بنظام المعلومات المتبعة في هذا المجال.
§ عدم ربط التدريب بالتطور الذي يحدث لتلك الأجهزة ونظم معلومات الحاسب الآلي.
§ عدم الاهتمام بتكوين كوادر تدريبية قادرة على استخدام نظم المعلومات وتدريب العاملين عليها من خلال برامج متقدمة وإرسال بعثات العاملين إلى المؤسسة التعليمية ومراكز التدريب بالخارج.
§ عدم تنمية القدرة على التواصل بشكل طبيعي.
ويمكن تحديد أهم معوقات الإدارة الإلكترونية في المدارس الثانوية في التالي:
§ عدم تفهم إدارة المدرسة لطبيعة عمل الإدارة الإلكترونية.
§ الخوف من الرغبة في التجديد من قبل إدارة المدرسة الثانوية.
§ عدم القدرة على استخدام أساليب الإدارة الإلكترونية من أنترنت وبريد إلكتروني .... الخ .
§ عدم وجود التأهيل الكافي للمعلمين والإدارة المدرسية لاستخدام الإدارة الإلكترونية.
§ الثقافة الإلكترونية لدى المديرين والمعلمين ليست بالقدر الكافي لاستخدام الإدارة الإلكترونية.
§ عزوف بعض مدراء المدارس عن استخدام الإدارة الإلكترونية وتفضيل العمل بنظام الإدارة التقليدية، وقلة خبرة بعض مدراء المدارس في مجال الإدارة الإلكترونية.
§ تدنى المستوى المعرفي لدى بعض المعلمين والإدارة المدرسية المرتبط باستخدام م الإدارة الإلكترونية.
§ عدم تفهم بعض الإدارات المدرسية بالمدارس الثانوية بأهمية تطبيق الإدارة الإلكترونية بالمدارس.
§ الرؤية الضبابية للإدارة الإلكترونية وعدم استيعاب أهدافها.
§ عدم وجود أنظمة وتشريعات أمنية أو التساهل في تطبيقها.
§ قلة الموارد المالية وصعوبة توفير السيولة النقدية.
§ التمسك بالمركزية وعدم الرضا بالتغيير الإداري.
§ النظرة السلبية لمفهوم الإدارة الإلكترونية من حيث تقليصها للعنصر البشري.
وللتغلب على هذه المعوقات فإن الأمر يتطلب الاهتمام بتدريب العناصر البشرية التي تتولى التحول نحو الإدارة الإلكترونية، باعتبار أن ذلك يعد مدخلا مهما من مداخل تطوير القوى البشرية من ناحية، ومحاولة الوفاء بمتطلبات تحقيق الإدارة الإلكترونية من ناحية ثانية، وهنا تكمن أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية لمديري المدارس باعتبارهم القيادات التربوية المعنية بالتحول نحو الإدارة الإلكترونية.
خطوات تطبيق الإدارة الإلكترونية:
يحتاج التحول الى الإدارة الإلكترونية الى عدة مراحل حتى تتمكن كافة المنظمات والمؤسسات من الاستفادة القصوى من التقنية الحديثة واستثمارها الاستثمار الأفضل، وتحويل تلك المنظمات الى منظمات رقمية تتعامل بكافة وسائل التقنية الحديثة في انجاز معاملاته وإجراءاتها الإدارية، وهناك خطوات لتطبيق الإدارة الإلكترونية في المنظمات وهذه الخطوات كالتالي:
§ إعداد الدراسة الأولية: لابد من تشكيل فريق عمل يضم بعضويته متخصصين في الإدارة والمعلوماتية؛ لغرض معرفة واقع حال الإدارة من تقنيات المعلومات وتحديد البدائل المختلفة، وجعل الإدارة العلىا على بينة من كل النواحي المالية والفنية والبشرية.
§ وضع خطة التنفيذ: عند إقرار توصية الفريق من قبل الإدارة العلىا في تطبيق الإدارة الإلكترونية في المؤسسة لابد من إعداد خطة متكاملة ومفصلة لكل مرحلة من مراحل التنفيذ.
§ تحديد المصادر: وهي المصادر التي تدعم الخطة بشكل محدد وواضح ومن هذه المصادر الكوادر البشرية التي تحتاجها الخطة لغرض التنفيذ والأجهزة والمعدات، والبرمجيات المطلوبة، ويعنى هذا تحديد البنية التحتية لتطبيق الإدارة الإلكترونية في هذه الإدارة أو المؤسسة.
§ تحديد المسؤولية: عند تنفيذ الخطة لابد من تحديد الجهات التي سوف تقوم بتنفيذها وتمويلها بشكل واضح ضمن الوقت المحدد في الخطة والكلف المرصودة إليها.
§ متابعة التقدم التقني: نظرا للتطور السريع في مجال تقنيات المعلومات الإدارية لذلك لابد من متابعة كل ما يستجد في المجال التقني من اتصالات وأجهزة وبرمجيات وغيرها من العناصر التي لها علاقة بهذا المجال.
وظائف الإدارة الإلكترونية:
إن وظائفالوظائف:المدرسية قد تغيرت واتسعت مجالاتها في الوقت الحاضر، فلم تعد مجرد عملية روتينية تهدف إلى تسيير العمل في المدرسة وفق القواعد والتعليمات الصادرة من السلطات التعليمية الأعلى، بل أصبحت تُعنى بالجوانب الفنية والجوانب الإدارية في صورة متكاملة، بهدف تنظيم وتطوير النظام في المدرسة، وتطوير العملية التعليمية فيها، ، وتعتبر الإدارة الإلكترونية أحد الاتجاهات الأساسية والحديثة في تحقيق وظائف المدرسة بصورة اسرع وافضل من السابق في عصر المعرفة والتطور السريع والمتلاحق وهناك العديد من وظائف الإدارة الإلكترونية نحتاج إليها بالمدارس ومن هذه الوظائف :
1. استخدام الإدارة الإلكترونية في التخطيط:
يعتبر التخطيط من أهم وظائف الإدارة التي تتأثر باستخدام الحاسب الآلي حيث يشير إلى العملية التي يتم بمقتضاها وضع إطار العام للعمليات الإدارية التي تستهدف العملية الإدارية تحقيقها بشكل عام. وتتم عملية التخطيط كأحد مكونات الإدارة في بداية العملية الإدارية بعد وضع الأهداف المزمع تحقيقها.
والتخطيط عبارة عن محاولة التنبؤ بالمستقبل ومحاولة بناء رؤية توضح ما سيكون عليه بالنسبة لوضع المنظمة، وستؤدي تطبيقات الإدارة الإلكترونية إلى حدوث تغييرات كبيرة في دعم عمليات التخطيط عن طريق:
§ توفير كم هائل من المعلومات المختلفة التي تشكل حجر الزاوية لعملية التخطيط.
§ سهولة الوصول للمعلومات في الزمان والمكان المناسبين.
§ توفر القدرة على التحليل بمساندة النظم المعلوماتية الإلكترونية.
§ القدرة على التعرف على مختلف الإمكانات المتاحة للمنظمة.
§ القدرة على توفير معلومات مهمة من كل أطراف الخدمة والبيئة الخارجية بمرونة كبيرة.
وهناك تشابه بين التخطيط الإلكتروني والتخطيط التقليدي وتتمثل في المحاور الآتية إن عملية التخطيط الإلكتروني تكون ديناميكية مستمرة وقابلة للتجديد بخلاف التخطيط التقليدي الذي يخطط لمدة قادمة.
§ زيادة تدفق المعلومات للمنظمة مما يسمح بدقة أكثر في عملية التخطيط التقليدي.
§ تغير فكرة أن الإدارة تخطط والعاملين ينفذون (التخطيط التقليدي) فجميع العاملين في التخطيط الإلكتروني يقومون بعملية التخطيط.
§ يكون هناك تغيير مستمر على الخطط وتعاد كتابتها إلكترونيا في كل مرة عكس التخطيط التقليدي الذي يكلف فيه ذلك الوقت والجهد.
§ يكون هناك أفق لعملية التخطيط إذ لن تكون هناك خطة طويلة الأمد وأخري متوسطة وأخري قصيرة وذلك بخلاف ما كان يحدث في التخطيط التقليدي.
§ المخاطرة في العمل تأتي من تجاوز الخطط التقليدية أما في التخطيط الإلكتروني فإن المخاطرة تأتي من عدم القدرة على العمل خارج الخطة.
مما سبق يتضح أنه قد لا يختلف التخطيط الإلكتروني من حيث التحديد العام عن التخطيط التقليدي وذلك لأن كلاهما ينصب على وضع الأهداف وتحديد وسائل هذه الأهداف إلا أن الاختلافات الأساسية يمكن أن ترد في ثلاث مجالات:
§ إن التخطيط الإلكتروني عملية ديناميكية في اتجاه الأهداف الواسعة والمرنة وقصيرة الأمد وقابلة للتجديد والتطوير المستمر خلافا للتخطيط التقليدي الذي يحدد الأهداف من أجل تنفيذها في سنوات قادمة.
§ أن المعلومات الرقمية دائمة التدفق تضفي استمرارية على كل شيء في الشركة فيتحول التخطيط من التخطيط الزمني المنقطع (وضع التقارير الفصلية) إلى التخطيط المستمر.
§ إن فكرة تقسيم العمل الإداري التقليدي بين إدارة تخطط وعمال الخط الأمامي ينفذون يتم تجاوزهما تمام في ظل الإدارة الإلكترونية فجميع العاملين يعملون عند الخط الأمامي عند سطح المكتب وكلهم يمكن أن يساهموا بالتخطيط الإلكتروني مع كل فكرة تبزغ في كل موقع وفي كل وقت لكي تتحول إلى فرصة عمل.
وفي ضوء ما سبق يمكن الاستفادة في عملية التخطيط للإدارة الإلكترونية بالمدارس الثانوية في التالي:
§ زيادة قدرة مدراء المدارس الثانوية على تشخيص المشاكل نتيجة القدرة على تحصيل المعلومات.
§ دعم قدرة مدراء المدارس الثانوية تحديد البدائل المختلفة وتقويم كل بدل.
§ زيادة قدرة مدراء المدارس الثانوية على محاكاة الواقع والنمذجة الواقعية باستخدام نظم المعلومات الإلكترونية.
§ القدرة على تفعيل ودعم القرارات باللجوء إلى نظم معلوماتية موجهة.
§ القدرة على مجاراة قصر الوقت المتاح لمتخذ القرار في عصر الثورة المعلوماتية.
2. استخدام الإدارة الإلكترونية في التنظيم:
إن التنظيم الالكتروني للمنظمات المعاصرة يعتمد على إجراء تغيرات في مستويات ﻭﺷﻛﻝ الهياكل التنظيمية، كما يتطلب أيضا إحداث تغيرات في الهياكل التنظيمية نفسها؛ لمواجهة كل مشكلات التنظيمات الإدارية التقليدية، كما يتطلب التنظيم الإداري للمنظمات المعاصرة ان يتضمن العديد من الوحدات الإدارية والتي تتمثل في:
§ إدارة قواعد البيانات والمعلومات والمعرفة إلكترونيا.
§ إدارة الدعم التقني للمستفيد.
§ إدارة علاقات العملاء إلكترونيا.
ومن الأمثلة لأنشطة إدارية يمكن استخدام الحاسب في إتمامها إلى اللجوء لعملية التنظيم والتي نذكر منها ما يلي:
§ إعداد الدليل التنظيمي للمدارس، ومن ثم تخزينه على الحاسب، حيث يشتمل على وصف الوظائف الرئيسة، ويرجع إليه عند تعديل اختصاصات بعض الوظائف.
§ القدرة على متابعة مهارات الطلاب، ومن ثم إبراز جوانب القوة والضعف لديهم، وبالتالي وضع الخطط العلاجية أو الإجرائية لهم.
§ متابعة معدل تخرج الطلاب أول قبول طلاب جدد معدل الدوران) حيث يتم التنبؤ باحتمالات التخرج)، ومن ثم التحضير لأعداد الطلاب الجدد.
§ كذلك سهولة عملية الاتصالات الداخلية أو الخارجية بين المدارس من خلال "البريد الإلكتروني" مما يخفف عبء إعداد المراسلات الداخلية ومتابعة عملية استلامها.
3. استخدام الإدارة الإلكترونية في اتخاذ القرار:
إن استخدام الحاسب الآلي في الإدارة المدرسية يتعاظم من خلال معالجة المعلومات والبيانات الخاصة بالطلاب وقيدهم وسجلاتهم وامتحاناتهم والبرامج التعليمية، وعمل الميزانية، وإعداد الجدول المدرسي، ومساعدة الإدارة التعليمية على اتخاذ القرارات والتوصل إلى حل المشكلات بصورة أفضل، ما يعفي عند استخدام هذه الأجهزة القادة الإداريين من عبء الأعمال الروتينية والمتكررة، وما يمكنهم من استغلال وقتهم وطاقاتهم في أمور تتناسب مع تخصصاتهم الفنية.
وتتأثر إدارة الموارد البشرية بشكل مباشر بتأثيرات الإدارة الإلكترونية نتيجة التحول من النظام التقليدي إلى النظام الإلكتروني الحديث، مما يترتب عليه تغيرات جذرية في مهام ودور إدارة الموارد البشرية، ويتعلق ذلك بالأدوار التالية:
§ زيادة البعد الاستراتيجي لإدارة الموارد البشرية بتطورها وفقًا للمداخل الحديثة في إدارة وتنمية الموارد البشرية.
§ ارتفاع قدرة إدارة الموارد البشرية على القيام بالأعمال التحليلية والوظائف التطويرية ودقة التنبؤ والاستقراء لكثير من جوانب نشاطاتها.
§ المساهمة الفعالة في إتباع طرق تصميمية حديثة للوظائف تناسب الوضع الجديد، وتؤدي إلى ما يسمى مرونة العمل، والتركيز على البعد الاجتماعي.
§ سيتأثر نشاط تخطيط الموارد البشرية وعمليات الاستقطاب، وعمليات التوظيف، تبعًا لتغير سمات ونمط العرض والطلب من الموارد البشرية، مما سيؤدي إلى التمكن من خلق وظائف جديدة إلى جانب جذب القوى العاملة وتطويرها لتساير عصر الثورة التقنية.
§ تصدر التقنيات الرقمية الحديثة محور التخطيط والتنفيذ لبرامج تنمية وتدريب وتقويم القوى البشرية في المنظمات وتخطيط المسار الوظيفي.
§ حدوث تغيرات في نشاطات استحداث وتحليل وتصنيف وتقويم وتحديد أجور الوظائف في المنظمات، أو ما يطلق عليه نشاطات تهيئة الوظيفة.
v وفي ضوء السابق يمكن استخدام الإدارة الإلكترونية في عملية اتخاذ القرار بالمدارس الثانوية من خلال مميزات الإدارة الإلكترونية في هذا الصدد من السرعة في توصيل القرارات استنادا على المعلومات الموثقة التي يسهل استرجاعها ودعم البدائل وتقيم نتائج هذه القرارات من قبل مديري المدرسة بصورة أسرع وأفضل من الإدارة التقليدية مما يؤدى إلى سرعة الإنجاز في تنفيذ القرارات التي تصدرها إدارة المدرسة الثانوية.
4. استخدام الإدارة الإلكترونية في القيادة:
إن النقطة الأساسية التي يجب التركيز عليها، هي أن المؤسسات بحاجة للقيادة القوية والنظام الإداري القوي وهذا لتحقيق الفعالية ومواجهة كافة التحديات الراهنة، وإيجاد رؤى مستقبلية، وخلق التركيب التنظيمي الكفء، والإشراف على العمليات اليومي.
ومن المهارات الأساسية التي يجب أن تتوفر في القيادة الإلكترونية:
§ مهارات المعارف الإلكترونية: مثل تقنية المعلومات في الحاسب الآلي وشبكات الاتصالات الالكترونية والبرمجيات والتعامل الجيد.
§ مهارات الاتصال الفعال مع الآخرين: من خلال تأسيس علاقات عمل جديدة من خلال استخدام جميع أنواع الاتصالات المكتوبة والشفهية.
§ مهارات إدارية: وتتضمن مهارات تحفيز الأفراد بالمنظمة نحو العمل الجماعي والتعاون.
مما سبق يتضح أن انتقال المؤسسة التعليمية إلى الأعمال الإلكترونية لا بد من أن تؤثر على طريقة تأدية أعمالها فالقائد الإلكتروني مطلوب منه أن يتخذ قرارات سريعة وفورية لما هو مطلوب الآن وفي كل مكان مما يجعله بحاجة إلى أن يطور اتجاهات وقواعد خاصة للحالات المختلفة الرغبة في المبادرة من أجل حل المشكلات.
5. استخدام الإدارة الإلكترونية في التوجيه:
يعد التوجيه من أهم أعمال الإدارة وبالتالي أهم أدوار مدير المدرسة، وينحصر دوره في توجيه العاملين إلى الطريق الصحيح وتعديل مسارات الأداء في حالة حدوث انحراف عن الطريق، وهذا يتطلب التوجيه السليم وتوافر المعلومات اللازمة عن الأداء الفعلي لكل العاملين؛ لذا فالتوجيه يهدف إلى تنفيذ الأعمال المخطط لها تنفيذًا صحيحًا، والوصول إلى الهدف المنشود بأحسن كفاية ممكنة.
ومما لا شك فيه أن توفير العناصر البشرية المؤهلة وتدريبها باستمرار وتنميتها في مجال تطبيقات الإدارة الإلكترونية يُسهِّل من مهمة القيادات العليا عند إعداد استراتيجيات تطبيق الإدارة الإلكترونية، وفي الرفع من مستوى الثقافة التقنية لدى العناصر البشرية سواءً حديثي التعيين أو الموجودين سابقًا على رأس العمل مما يجعلهم يتقبلون فكرة الإدارة الإلكترونية في منظماتهم ويسهم بدرجة كبيرة في تقليل مقاومتهم للتغيير، وبالتالي فمن الضرورة بمكان أن تسعى المنظمات إلى تهيئة عناصرها البشرية وتدريبهم على استخدام الحاسب الآلي، ووضع الحوافز المادية والمعنوية للمتميزين منهم وإيجاد مبدأ التنافس في المنظمة، وأن تختار المؤهلين في مجال تقنية المعلومات عند التعيين مستقبلًا وذلك لضمان نجاح مشروع الإدارة الإلكترونية للمنظمة، كما أن ضمان استيعاب جميع أفراد المجتمع لمفاهيم وتطبيقات الإدارة الإلكترونية يتطلب تهيئتهم لهذا التحول بما يُمكِّنهم من استيعاب هذه النقلة النوعية من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية، ويمكن أن تسهم الإدارة الإلكترونية في تطوير عملية التوجيه:
§ توفير ما يلي (كم هائل من المعلومات يوميا في كل وقت وذلك لتوجيه جهود العاملين وأنشطتهم، والاتصال المستمر بين القادة والمرؤوسين من خلال الشبكة الداخلية، والاتصال المستمر بين القادة والموردين والشركاء الآخرين عبر شبكة الإكسترانت).
§ وزيادة القدرة على (الابتكار؛ كالإتيان بخدمات وأساليب ومنتجات جديدة، وزيادة القدرة على التحفيز وإنجاز المهام، وزيادة الرغبة في المبادرة من أجل حل المشكلات، وزيادة المهام والمرونة في التكيف مع البيئة المتغيرة، وزيادة خدمة العاملين والموردين والزبائن بشكل أفضل).
وفي ضوء ما سبق يمكن استخدام الإدارة الإلكترونية في عملية التوجيه بالمدارس الثانوية من خلال البرامج الثقافية والاجتماعية المرتبطة بالإدارة الإلكترونية وثقافة المعرفة الإلكترونية مما يتيح لمديري المدارس الثانوية فرصة التوجيه الفعال والمباشر والسريع باستخدام وسائل وأساليب الإدارة الإلكترونية بالمدارس الثانوية من بريد الإلكتروني والحاسوب وغيرها من الوسائل التي تساهم في عملية التوجيه من قبل إدارة المدرسة للمعلمين وكافة عناصر العملية التعليمية.
6. استخدام الإدارة الإلكترونية في الرقابة:
تعتبر الرقابة من أكثر عناصر العملية الإدارية استهلاكًا لوقت الإدارة المدرسية، حيث يتطلب من مدير المدرسة التأكد من حضور منسوبي المدرسة، ومدى الالتزام بالتوقيت الزمني للحصص، والدخول والخروج من الحصة، وسير العملية التعليمية في المدرسة، ومستويات التلاميذ، وتنفيذ الأنشطة وغيرها من المهام الإدارية التي تحتاج لعنصر الرقابة، إن الرقابة تتأثر بشدة بشكل إيجابي بالإدارة الإلكترونية يتم ذلك عن طريق:
§ سهولة الوصول إلى المعلومات وتقنين الدخول عليها.
§ إمكانية متابعة العمليات المختلفة وسير القرارات المتنوعة في كافة أنواع المنظمات
§ إمكانية نشر اللوائح والإجراءات الخاصة بالخدمات الحكومية ومعايير تقديمها وإتاحة الاطلاع عليها إلكترونيًا.
§ إمكانية تحديد المسؤولية بالتعرف على متخذ القرار والقدرة على المحاسبة عند ارتكاب الأخطاء.
§ إتاحة قنوات اتصال متعددة لتبادل المعلومات.
§ التمكن من إنهاء الخدمات إلكترونيا عبر الشبكة المعلوماتية، وذلك بوضع معلومات كاملة عن الإجراءات الإدارية ومتطلباتها، مما يسهل عملية المتابعة.
§ إمكانية وضع مشاريع القوانين والأنظمة على المواقع الإلكترونية، مما يسهل معرفتها من كافة أطراف الخدمة.
§ تعزيز مبدأ المساءلة والمحاسبة الإدارية.
§ العمليات والإجراءات: تؤدي الإدارة الإلكترونية إلى التحول في الإجراءات الحكومية والذي يتضمن عدة تأثيرات فرعية منه
§ إحداث نقلة نوعية وكمية في التعاملات والخدمات لتغطي أبعاد وجوانب الإدارة الإلكترونية المختلفة.
§ وفي ضوء ما سبق فإن استخدام الحاسب الآلي والأجهزة التقنية الأخرى في مجال الرقابة يوفر الكثير من الجهد والوقت لإدارة المدرسة، إلا أن استخدام التكنولوجيا الحديثة من دون امتلاك المهارة والتخطيط لاستخدامها والرقابة عليها يؤدي إلى تشتت الجهود المبذولة، وضياع الكثير من الموارد البشرية والمادية المتاحة، ومن ثم وعبر الاستخدام الفعال لأنظمة وشبكات المعلومات القائمة على الإنترنت تحولت العملية الرقابية من رقابة دورية في أوقات متباعدة إلى رقابة مستمرة بما يوفر تدفقا مستمرا للمعلومات الرقابية في كل وقت تحققت الرقابة الآنية بدلا من الرقابة القائمة على الماضي.
7. استخدام الإدارة الإلكترونية في التقويم:
يعد التقويم وسيلة لا غاية تمكن مدير المدرسة من الوقوف على حسن سير العملية التعليمية، ومدى تحقيقها لأهدافها، وتتيح التطبيقات الحاسوبية المختلفة لإدارة المدرسة إمكانية متابعة وتقييم الأداء لجميع منسوبي المدرسة من خلال متابعة ما يقومون به من أعمال وتكوين قواعد بيانات مختلفة يمكن من خلالها متابعتهم بشكل أكثر دقة وحيادية، ومما سبق يتضح أن الإشراف والمتابعة والتوجيه والتقويم باستخدام الإدارة الإلكترونية من أهم عناصر نجاح الإدارة المدرسية في الجانب العملي، ولا تقتصر على مدير المدرسة وحده، بل يشاركه وكيله والمدرسون والآباء والتوجيه التربوي، ويقاس نجاح مدير المدرسة بمقدار ما يحققه من كفاءة ودقة في هذه العمليات على جميع مستويات العمل الإدارية والفنية والإنسانية.