المحور الثالث ادارة الوقت وكيل و مدير ادارة تعليمية يوليو 2024

تحميل المادة العلمية المحور الثالث ادارة الوقت PDF

تحميل المحور الثالث ادارة الوقت WORD

 

 

 

 

اختبار أليكساندر في تشخيص الوقت 

 

ضع علامة ( P ) في الخانة المناسبة لإجابتك في الجدول التالي :

مفهوم إدارة الوقت في العملية الادارية :

ارتبط مفهوم إدارة الوقت بالعمل الإداري، وذلك لوجود سلسلة من عمليات التخطيط والتحليل، والمراقبة، والتوجيه، لكافة الأنشطة الإدارية، التي يتم تأديتها خلال ساعات الدوام الرسمي، بغية تحقيق اقصى فاعلية لاستثمار الوقت من أجل تحقيق الأهداف المرسومة، وليس هناك أعمال في الفراغ، فكل عمل إداري يتطلب وقتاً، وزمناً محسوباً لأدائه.

­   التعريف الأول:

إدارة الوقت تعني تنظيم وقت العمل الرسمي المقرر في المؤسسة بحيث يجب استغلال هذا الوقت في انجاز الأعمال على أكمل وجه.

­   التعريف الثاني:

إدارة الوقت هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته.

­   التعريف الثالث:

إدارة الوقت هي قدرة على اتخاذ القرار بشأن ما هو مهم في الحياة سواء كان ذلك في العمل أو المنزل أم في حياتك الشخصية أو حتى عند وضعك الأولويات في بعض الأعمال بحيث يتاح لنا الوقت الكافي لإتمام الأعمال التي يجب أن ننجزها والتي نحتاجها.

­   التعريف الشامل:

إدارة الوقت هي عبارة عن أسلوب إداري يلجأ إليه المديرون في مختلف المستويات الإدارية لاستثمار الوقت المتاح إليهم في المنظمة أحسن استغلال في إنجاز المهام المنوطة بهم، ويتمثل هذا الأسلوب الإداري في تخطيط وتنظيم الوقت بهدف تحديد السبل الكفيلة بالقضاء على العوامل والظروف والمواقف التي تسبب ضياع الوقت، أو الحد منها بقدر المستطاع.

أهمية إدارة الوقت:

لاشك أن الوقت هو كل شئ في الحياة، أو هو الحياة بعينها، فحياة أي أمة، أو أي شخص عبارة عن زمن معين يقضي عليه وينقضي بعد ذلك أو هو الوقت الذي يقضيه الشخص في الحياة الدنيا، ومن المعلوم أنه لابد من استغلال الوقت فيما هو مفيد حتى لا يهدر الوقت، وللوقت أهمية عظيمة في حياة كل فرد، ومن أهمية الوقت أن الله سبحانه وتعالى قد أقسم بكل وقت (والفجر وليال عشر)، وأيضاً بالليل والصبح والعصر إلى غير ذلك مما يدل على أهمية الوقت، وكما قلنا سابقاً أنه لابد للفرد من الاستفادة من الوقت في جميع شئون الحياة ومن أزمة إدارة الوقت أنه لا يدار بالشكل المناسب مما يجعل الأفراد جميعاً يقعون في  أزمة إدارة الوقت.

ويعد الوقت مورد من أهم الموارد التي تمتلك معظم المؤسسات قسطاً وافراً منه فإنه إذا تم استثماره وحسن استخدامه سواء كان على مستوى المؤسسة ككل أم على مستوى كل فرد فإنه يمكن تعظيم العائد من إنفاق هذا الوقت بما يزيد من كفاءة الممارسات التي تتم خلاله وبما يسهم في زيادة كفاءة المؤسسة ذاتها.

ومن خلال ما سبق يجب علينا الاهتمام ومراعاة الدقة في استثمار أهم مورد للعملية التعليمية وهو الوقت وكيفية إدارته بفاعلية وكفاءة فالإلمام البسيط في إدارة الوقت ومفهومها وكيفيتها يعود بالفائدة الكبيرة للعملية التعليمية.

ويمكن تحديد هذه الأهمية من خلال الشكل التالي:

 

متطلبات إدارة الوقت:

يلعب تنظيم الوقت وحسن إدارته دوراً أساسياً وهاماً في العملية التعليمية، للحصول على المعلومات في أقل وقت ممكن وبأقصر الطرق وذلك عن طريق مهارات وعوامل يحتاج إليها القائمين على العملية التعليمية بشكل عام وهناك بعض العوامل التي تساعد الإدارة المدرسية والمعلمين على تنظم الوقت وحسن إدارته لعل من أهمها ما يلي :

-         وجود خطة.

-         الاستعانة بالتقنية الحديثة كالإنترنت والحاسوب، وغيره لإقتناء الفرص وتحقيق النجاح فاستخدام الوسائل الحديثة كالحاسوب، الهاتف الجوال، وآلات تصوير المستندات، والفاكس، إن حسن استخدامها تفيد وتفعل عملية إدارة الوقت فالهاتف قد يجلب للمدير أنباء هامه وقد يكون لص الوقت. ومن الجدير بالذكر أن وسائل الاتصال تعد سلاح ذو حدين فهي قد توفر الوقت وقد تكون عائقا لإدارة الوقت .

-         الإيجابية في أداء الأعمال ووضع الأولويات حسب أهميتها، والبدء بالأهم.

-         إعداد مفكرة يومية أو أسبوعية، وتطبيق التفويض حيث يعهد المدير ببعض اختصاصاته التي يستمدها من القانون إلى إحدى مرؤوسيه.

-         التفويض من زيادة الفاعلية في العمل، وإعطاء المدير وفقا لتركز على المهام الكبرى وتحقيق السرعة والمرونة وتوفير الوقت.

-         توقف الإدارة المدرسية عن أي نشاط غير منتج.

      ويمكن إدراج أهم متطلبات إدارة الوقت فيما يلي:

شكل يبين متطلبات إدارة الوقت

إدارة الوقت داخل العملية الإدارية

الإدارة هي تحقيق هدف، وهذا الهدف يحتاج إلى وقت، فالوقت مرتبط بكل عنصر من عناصر الإدارة، وكل عمل إدارى يحتاج إلى وقت ويحتاج أيضاً إلى توقيت مناسب حتى يحقق الهدف المراد منه.

وإن لم يكن بالإمكان استثمار الوقت كله فعلى الأقل يمكن استثمار أكبر قدر منه وحتى تكون نقطة البداية صحيحة وفعالة، يلزم البحث فى العناصر الأساسية للعملية الإدارية وينبغى التمييز بين عناصر العملية الإدارية على المستوى القومى وعلى مستوى مشروعات الأعمال فإذا ارتبط البحث فى عناصر العملية الإدارية فى الإدارة العامة يكون الحديث عنها فى المجال العام الحكومى وعلى المستوى القومى، أما إذا بحثنا فى العملية الإدارية من مدخل إدارة الأعمال فيقتضى مناقشتها على مستوى المنشآت الصناعية والتجارية والخدمية وسيتركز الحديث عن إدارة الوقت فى مجال الإدارة.

1- التخطيط والوقت :

من هنا تتحدد نقطة البداية فى تطبيق إدارة الوقت بشكل فعال، فالوقت يرافق التخطيط فى جميع عملياته ويرتبط بشكل أساسى به إذ يربط التخطيط بين أجزاء العملية الإدارية وكذلك بين العمليات المتعاقبة التي يشتمل عليها النشاط الإدارى.

إن إعداد الخطة الإدارية يتطلب من المخطط أن يراعى التسلسل الزمنى فى مراحل هذه الخطة وأن يقوم بتوزيع الأزمنة عليها بشكل يتناسب مع المراحل المحددة على أن يكون مجموع هذه الأزمنة الموزعة مساوية للزمن الكلى وأن يختار الزمن المناسب بكل مرحلة، وعلى المخطط كذلك أن يدرك أهمية الهدف ضمن الزمن المعطى له، فمن مقومات الخطة الناجحة أن تكون محددة لفترة زمنية معينة سواء أكانت طويلة أم متوسطة أم قصيرة الأجل، ولابد من تحديد أهداف معينة تتميز بالوضوح الكمى والزمنى وأن تكون خالية من أي تعارض أو تناقض ومرنه تأخذ بالحسبان التغيرات البيئية المختلفة، فضلاً عن تحديد الأولويات الخاصة بالمنطقة التي تساعدها بشتى الوسائل المتاحة وضمن الإمكانات المجددة فى تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية مرتفعة ورغم أن التخطيط يستغرق وقتاً طويلاً أول الأمر فإنه يعوض ذلك الوقت فيما بعد، حيث إنه يثمر نتائج أفضل ويوفر وقتاً فى الأداء الحقيقى للأنشطة ولكى يخطط المدير جيداً أو يحدد الأولويات يجب عليه ابتداءً توضيح الأهداف جيداً وترتيبها حسب أولوياتها لتصبح طرق تحقيق تلك الأهداف واضحة إذ تبدأ عملية تطبيق إدارة الوقت بفاعلية من خلال وضع خطة متكاملة متجانسة ذات أهداف محددة لكى يعرف الإدارى الاتجاه والطريق الذي يسير فيه والهدف الذي يسعى إلى تحقيقه على المدى البعيد والقريب وتتحدد الأهداف عادة بشكل هرمى، القاعدة الأهداف اليومية تعلوها الأهداف الأسبوعية فالأهداف الشهرية والسنوية لنصل إلى الأهداف الإستراتيجية فى القمة إذ أنها تعد مصدر جميع الأهداف السابقة كما أن كل مستوى يُعد مصدراً للأهداف فى المستوى الأدنى منه وذلك كما هو مبين فى الشكل الآتى:

 

إن وضع جدول زمنى للأهداف يساعد كثيراً فى قياس مدى الكفاءة والفعالية فى تحقيق هذه الأهداف خلال الفترة المحددة ويفترض أن يتم توزيع الأنشطة خلال هذه الفترة المتاحة تبعاً لأولويات الأهداف أو جزئياتها وذلك ليتسنى للإدارى العمل على تحقيق الأهداف وفق الجدول الزمنى المُعد لذلك.

2- التنظيم والوقت :

  يرتبط التنظيم بالإدارة الجيدة للوقت ارتبطاً وثيقاً إذ دلت الدراسات والتجارب التى قام بها عدد من علماء الإدارة على أن التنظيم الجيد يقلص الزمن المطلوب للإنتاج، إذ تبدو فاعلية التنظيم الجيد بشكل عام من خلال انعكاسه على مجموعة من السمات التى تظهر فى كل واحدة منها أهمية الوقت فى التنظيم، كالميل الى التعاون والولاء للجماعة وتنظيم العمل بين أفراد الجماعة الواحدة فيعرف الفرد الواحد مهمته بكل دقة.

 وتتوافق أهداف جماعة العمل مع أهداف التنظيم ويرتبط موضوع الوقت بالتنظيم الإدارى من نواحى عدة منها تحديد موإزدواجية كتابةختصاصاتهم وتقسيم العمل بينهم بشكل موضوعى وعادل، كما يرتبط إدارة الوقت بالتنظيم من خلال تجديد وتبسيط إجراءات العمل المتبعة باستبعاد ما هو غير ضرورى وذلك من خلال إعداد الدراسات التنظيمية اللازمة إذ يؤدى طول الإجراءات وتعقيدها وطول الفترة اللازمة التى يتطلبها إنهاء العمل الى التذمر الشديد من قبل العاملين أو المستفيدين لذلك، ومن أجل إدارة الوقت بشكل فعال فإنه يفضل تحديد وتبسيط إجراءات العمل المتبعة من خلال إعداد الدراسات التنظيمية اللازمة لاستبعاد الخطوات غير الضرورية أو الاستعانة بالأجهزة والمعدات الحديثة لإنجاز العمل بصورة سريعة، كما تعمل النماذج المعدة سلفاً من قبل المنظمة على توفير وقت كبير كان يضيع فى السابق بسبب الشرح الطويل وإزدواجية كتابة المعلومات.

 إضافة الى ما ذكر آنفاً فإن ثمة ارتباطاً بين موضوع إدارة الوقت بالتنظيم الإدارى من عدة نواح منها: ناحية توافر البيئة التنظيمية العادية والاجتماعية وتطبيق مبدأ الإدارة بالاستثناء والاتجاه نحو تفويض السلطة لأن ذلك من شأنه أن يعمق مفهوم التخصص وتقسيم العمل ومن شأنه أيضاً أن ييسر قيام كل مستوى إدارى بمهماته فيغدو الوقت الموزع فى كل مستوى إدارى تناسباً مع أهمية النشاطات التى يقوم بها ذلك المستوى إذ تهتم الإدارة العليا بالنواحى الأساسية فى إختصاصها التى تتمثل فى الأنشطة الإستراتيجية المتعلقة بمستقبل واستمرارية المنظمة وتقوم المستويات الإدارية الوسطى بمهماتها أيضاً المستندة من الأنشطة العليا وبهذا يتاح لها الوقت الكافى للاهتمام بالأنشطة الجوهرية والأساسية كما تقوم المستويات الإدارية المباشرة بتنفيذ ما وصلت إليه الإدارتان العليا والوسطى والاتصال بهما لتزويدهما بالمعلومات الخاصة بالتنفيذ.

3- التوجيه والوقت :

يستغرق التوجيه جزءاً كبيراً من وقت الإدارى العام إذ يجب على الموجه أن يكون على علم ودراية بتوقيت التوجيه وبنفسية العاملين وبظروف المنظمة وإلا كان التوجيه فى غير مكانه وخارجاً عن الوقت المحدد له، ويتمثل ذلك فى إرشاد العاملين الى كيفية تأدية وتنفيذ العمل بجانب الإتصالات بمختلف أشكالها الشفهية والكتابة والتقنية ولابد أن يقوم المشرف قبل البدء بعملية الاتصال أو الإرشاد من تحضير المعلومات اللازمة والهدف منها فضلاً عن تحديد الفترة اللازمة للاتصال وبخاصة إذا كان المرسل إليه فى موقع جغرافى بعيد عن موقع عمل الإدارى وهذا يقتضى من المشرف مزيداً من الوقت والجهد إن إطالة زمن التوجيهات تجول العاملين فى ملل فلا تحقق عندها الفائدة المرجوة والأمل المنشود لذلك فإن التوجيه فى زمن قصير خلال فترات متفاوتة يعطى ثماراً يانعة ولكى تتحقق الفائدة القصوى من الوقت فى أثناء التوجيه.

 فإنه يفترض توافر قواعد ثابتة وسليمة للبيئة المادية الاجتماعية الموجودة فى المنظمة حيث إن نجاح عملية الاتصالات تعتمد بشكل أساسى على توافر العلاقات الإنسانية الدافعة للعمل والسياسة الحافزة الفعالة وعلى الفهم الواضح لمفهوم جماعات العمل وأثرها فى إنجاز العمل وعلى إيجاد علاقات اجتماعية طيبة وتعاون وثقة متبادلة بين العاملين وعلى توافر جو نفسى مريح يؤدى الى تأدية العمل بكفاءة فاعلية وبدون شك فإن هذه الأساسيات فى العمل تتيح فرصاً جيدة لزيادة التفاتهم وتدعيم الثقة بين العاملين وتحفيزهم على زيادة مستوى الأداء والإنتاجية.

ويمكن للإدارى الاعتماد بشكل كبير على الاتصالات الشفهية ما أمكن ذلك، بهدف تقليل الوقت اللازم بكتابة الخطابات وطبعها وتوقيعها، إضافة الى عملية دخول وخروج المعلومات من مكتب الإدارى وتنظيم عملية مقابلة الأشخاص وترتيب أفكاره وتحديد هدفه من الاتصال الهاتفى مثلاً قبل البدء بعملية الاتصال وذلك لتقليل وقت المكالمة الهاتفية ما أمكن.

إن جميع ما ذكر آنفاً سيكون من شأنه أن يزيد من فاعلية الاتصال وكذلك من فاعلية عملية التوجيه، واستغلال الإدارى للوقت اللازم لها بشكل فعال .

4- الرقابة والوقت :

  تلازم الرقابة عملية التخطيط وتعتمد عليها إذ لابد للمراقب أن يكون على علم بالتخطيط الادارى ليتسنى له القيام بمهامه الرقابية وفقاً لما هو مخطط ومعرفة مدى الخروج عن المعايير المخطط لها ووقت حصول ذلك وتظهر أهمية الوقت فى الرقابة لدى الكشف عن الأخطاء أو منع وقوع حدوتها فى الوقت المناسب ويطول زمن الرقابة إذا كانت إجراءاتها شديدة وصارمة وقد تم تنفيذها من خلال التهديد ويقتصر زمنها إذا كانت نابعة من الذات ومعتمدة على الثقة والحرص على تحقيق الأهداف.

5- اتخاذ القرارات والوقت :

  تحتاج عملية اتخاذ القرارات الى فترة زمنية معينة ولاشك بأن اختلاف نوعية المشكلات واختلاف الظروف التى يواجهها الادارى فضلاً عن اختلاف طبيعة القرارات فى المستويات الإدارية وكل ذلك له تأثيره على الوقت المحدد فى اتخاذ القرارات وهذا التأثير يختلف باختلاف النمط القيادى فى المنظمات وقد اهتمت الإدارة الحديثة بالأسلوب العلمى فى اتخاذ القرارات المتمثل فى تشخيص المشكلة وتحديدها ووضع المقترحات المناسبة لحلها وتقويمها ومن ثم اختيار المناسب منها وتنفيذه ومتابعة نتائجه وقد جاء هذا الاهتمام من منطلق زيادة فاعلية اتخاذ القرارات والارتقاء بنوعية القرارات الصادرة خلال الفترة الزمنية المحددة لذلك فقد حل الاعتماد على الأساليب التقليدية به فى اتخاذ القرارات مثل أسلوب الخبرة إلا فى حدود ضيقة جداً قد لا تتعدى القرارات الروتينية أو العادية التى تواجه الإدارى يومياً ولا تتطلب منه جهداً أو إبداعاً إن اهتمام الإدارى بكل الوسائل والطرق المتاحة فى اتخاذ القرارات له أثر كبير فى زيادة فاعلية اتخاذ تلك القرارات والارتقاء بنوعيتها، كما فى توفير الوقت والجهد والتكاليف.

أزمة إدارة (الوقت) بالتعليم:

الإدارة التعليمية هي مجال دراسي وتطبيقي يهتم بالعمليات الإدارية في المنظمات التعليمية، وتحسين وتطوير عملية التدريس وكل الأنشطة المختلفة التي تخدم العملية التعليمة  وبذلك فهي المسئول الأول علي سير العملية التعليمية،بكافة جوانبه وتطوير النظام التعليمي والإدارة التعليمية للوقت هي الطريقة التي يدرسها التعليم في مجتمع ما وفقا لظروف هذا المجتمع والاتجاهات الفكرية السائدة فيه ليصل إلي أهدافه في تنفيذ السياسة المرسومة له، كما تعتبر الإدارة التعليمية للوقت مجموعة من العمليات المتشابكة والمتداخلة التي تتكامل فيما بينها سواء داخل المؤسسات التعليمية وبينها وبين نفسها لتحقيق الأهداف المرغوبة منه. 

أسباب أزمة إدارة الوقت :

من الملاحظ أن هناك العديد من الأسباب التي تحد من قدرة الإدارة (المعلم) على استثمار وقته وتحول دون الاستفادة المثلى منه وأن الكشف عن هذه الأسباب يعد أمراً ضرورياً ومن هذه الأسباب:

-         الافتقار إلى التخطيط: حيث أن بعض المعلمين لا يخططوا كيف يمضون الوقت المخصص للحصة.

-         عدم معرفة أهمية تنظيم الوقت: حيث لا يستطيع بعض المعلمين الاستفادة من وقت الحصة  نتيجة لعدم معرفتهم بكيفية تنظيم وقت الحصة الدراسية .

-         تكمن أهمية الوقت في أنه قد ذكر له أسباب  تؤثر على العملية التعليمية، وذلك لأنه يتغير في ضوء الأشخاص والأزمات والأمكنة فقد تكون بعض الأنشطة سبباً في ضياع الوقت عند بعض الأفراد في حين أنها ليست سبباً عند أفراد آخرين، وتعرف أسباب مضيعات الوقت بأنه أي نشاط اخذ وقتاً غير ضروري  أو أنه نشاط لا يعطي عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجله.

  وهناك أسباب تؤدي إلى الوقوع في أزمة إدارة الوقت ومن هذه الأسباب:

-         يعد الوقت شئ معنوي غير حسي، ونادراً ما تقدر قيمة الوقت المهدور.

-         عدم وجود أهداف أو خطط لذلك الوقت فالمعلم لا يقوم بحساب الوقت الذي يستغرقه أو الوقت الذي يريد أن يستغرقه داخل الفصل.

-         عدم الاهتمام بالبدايات أو النهايات فعدم اهتمام المعلم داخل فصل المرحلة الابتدائية يؤدي إلى أنه يتسبب في ضياع الوقت بدون الاستفادة من هذا الوقت.

-         سوء الفهم مع (الإدارة – المعلمين ) مما يؤدي إلى مشاكل تلتهم الوقت. 

-         عدم وضوح الهدف للمعلم فهذا أمر خطير جداً من أسباب وقوع أزمة إدارة الوقت.

-         الجهل بأهمية الوقت وهذا أيضاً من أهم الأخطار لأن بعض المعلمين يرون أن المدة التي يقضيها داخل الفصل تكون طويلة ويستطيع أن يصنع فيها كل شيء ولكن يمر الوقت وهو لا يصل إلى ما يريد.

-          

-         مشكلات وأسباب ضياع الوقت

في الحياة العملية يوجد كثير من العوامل المؤثرة التي تتدخل لتسبب في تضييع وقت  الرؤساء الإداريين وتحد من إمكانية تحقيق الاستفادة المثلى من وقت العمل المتاح وقد نجد أن بعضا من هذه العوامل يأتي من البيئة الخارجية المحيطة بالمؤسسة ويرتبط بالعادات والتقاليد وقيم وأنماط السلوك البشري السائد في المجتمع بينما نجد البعض الأخر مبعثه البيئة الداخلية للمؤسسة أي بيئة العمل وبوجه عام نقدم فيما يلي قائمة تتضمن أهم العوامل التي تتسبب في تضييع وقت الرؤساء الاداريين مصنفة على النحو التالي :

أولاً : في مجال التخطيط :

§     غياب الأهداف أو عدم وضوح الاهداف الموضوعة على مستوى الكيانات الإدارية للمؤسسة يتسبب في ضياع وقت الرؤساء الاداريين، ذلك أن الأعباء والمجهودات الإدارية سوف تتضاعف إذا كانت الأهداف غير موجودة أو كانت غير واضحة بالنسبة للإداريين الذين نجدهم عندئذ يتصرفون على غير هدى.

§     عدم الاهتمام الكافي بمرحلة الاعداد والتخطيط وتخصيص ساعات عمل أقل لهذا النشاط ويرى أحد علماء الإدارة أن كل ساعة تنفق في مجال أعمال التخطيط إنما توفر من ثلاث إلى أربع ساعات من أعمال التنفيذ.

§     عدم الاهتمام بوضع برامج جادة للعمل تحدد الاهداف والمهام والأعمال المطلوبة وتوضح تسلسلها على نحو يمكن من الاستثمار الجيد للوقت المتاح وتقليل الوقت المستنفذ في مهام وأعمال غير مجدية.

§     عدم الاهتمام بوضع أولويات يتم بموجبها أداء المهام والاعمال الادارية، ذلك أن وقت العمل المتاح نادر ومحدود، ومن ثم فعدم وضع أولويات للانجاز تبدأ بالأهم فالمهم يترتب عليه عدم الاستثمار الجيد للوقت المتاح.

§     سؤ توزيع الوقت المتاح على الأعمال والمهام المختلفة، بحيث نجد أن بعض الأعمال والمهام تعطى وقتا ًأكثر من اللازم، بينما تمنح مهام وأعمال أخرى وقتاً أقل من اللازم مما يسبب عدم الاستثمار الجيد للوقت المتاح.

§     تطبيق أسلوب الإدارة بالأزمات يسبب ضعف التنبؤ وانخفاض مستوى الكفاءة لدى الرؤساء والاداريين.

 

ثانيا: في مجال التنظيم:

§     عدم وضوح خطط السلطة والمسئولية وبحيث لا يعرف الإداري ما هو مطلوب منه بالضبط والنتيجة المحققة تتمثل في تشتت المجهودات مع احتمال القيام بأعمال متكررة أو غير مطلوبة .

§     عدم التحديد الجيد للسلطات والمسئوليات قد ينتج عنه تضارب في الاختصصات ومن ثم حدوث إذدواجية فى أداء المهام والأعمال الإدارية .

§     وجود موظفين إتكاليين داخل بيئة العمل وشيوع ظاهرة الدفع بعدم الاختصاص وما يترتب على ذلك من قيام كل إداري بترحيل ما يستطيع ترحيله من مهام وأعمال إلى الآخرين .

§     شيوع مساوىء الروتين وتعقد طول الاجراءات دون مبرر مما يترتب عليه زيادة كمية الورق المستخدم وزيادة الوقت المستغرق في انجاز المهام والاعمال.

§     عدم مناسبة نطاق الاشراف لمتطلبات وظروف العمل حيث يترتب على ذلك إما إحداث قدر كبير من ضغوط العمل على الرئيس الإداري أو إبقائه من دون عمل جزء من الوقت .

§     عدم مراعاة العدالة في توزيع أعباء العمل بين المرؤوسين التابعين مما يترتب عليه بقاء بعضهم دون عمل بعض الوقت بينما يتعرض البعض الاخر لضغوط عمل تتجاوز امكانياتهم في ظل وقت عمل محدد.

§     شيوع ظاهرة تضخم أعداد القوى العاملة داخل كل أو بعض الكيانات الإدارية داخل المؤسسه وتكدس مكان العمل بالمكاتب مما يؤدي إلى الإرباك وتعطيل الأعمال.

§     سوء تنظيم وترتيب المكتب الى الدرجة التي يرتبك معها العمل ويترتب عليها ضياع الكثير من الوقت.

§     سوء تنظيم الملفات داخل المكتب مع تخلف وسائل الحفظ مما يترتب عليه استنفاد وقت أكبر لانجاز المهام والاعمال.

ثالثاً : بيئة العمل :

§     كثرة المكالمات التليفونية داخل بيئة العمل وما يترتب عليها من ضياع جانب مهم من وقت الإداريين في أحاديث معظمها يخرج عن حدود العمل ويدخل في باب المجاملات والعلاقات الشخصية.

§     الزيارات المكتبية سواء من جانب الأصدقاء أو الزملاء وما يرتبط بها من استقبال ومجاملة والدخول في أحاديث يضيع معها جانب كبير من الوقت.

§     شيوع ظاهرة الثرثرة داخل مكان العمل فيما بين الرؤساء والمرؤوسين والزملاء وبعضهم البعض والدخول بالحديث إلي قضايا متشعبة ومما يترتب عليه عدم التركيز بالنسبة للاداء أو الانجاز ومن ثم ضياع وقت العمل.

§     عدم توفر القدر المناسب من الامكانيات والتسهيلات التي تساعد على تيسير أداء الأعمال وتوفير قدر هام من الوقت المتاح للعمل.

§     السماح للموظفين والعاملين داخل بيئة العمل بتناول الوجبات الخفيفة الى جانب شرب الشاي والقهوة وانعكاس ذلك على وقت العمل.

§     شيوع ظاهرة المجاملة والود المتبادل بين العاملين وتأثير ذلك سلبياً على وقت العمل.

§     وجود ضجيج في بيئة العمل واتجاه العاملين إلى اتخاذ النقاش الحاد وسيلة للتفاهم ولجوئهم إلى الصياح في بعض الأحيان مما يجعل العاملين غير قادرين على التركيز في العمل وهذا يتعارض مع الاستثمار الجيد للوقت.

§     السماح للموظفين بقراءة الصحف والمجلات داخل العمل يدفع العاملين نحو اللامبالاه ويعطل العمل.

رابعاً: التوجيه :

§     تمسك الرؤساء الإداريين بالسلطة الموكله لهم وعزوفهم عن تفويضها الى المرؤوسين إما لأنهم  لا يثقون في إمكانيات وقدرات المرؤوسين أو لأنهم يعتبرون أن المركز المرموق والمكانة داخل بيئة العمل إنما يرتبط بمقدار السلطة التي يتقلدونها وفي مثل هذه الأحوال تتزايد المهام والأعباء الملقاه علي عاتق الروؤساء الإداريين ويتعرضون لضغوط عمل شديدة ويصبح الوقت غير كاف لانجاز الأعمال والمهام المطلوبة.

§     التردد من جانب الرؤساء الإداريين في اتخاذ القرارات أو القيام بالتصرفات المطلوبة  وتأجيل ذلك الوقت لاحق من شأنه أن يأخذ انجاز الاعمال ويضيع الوقت.

§     عندما تنخفض الكفاءة الإدارية لدى الرؤوساء الإداريين ويفتقرون إلى روح المبادأة والمبادرة فإنهم قد يعجزون عن التصرف ثم يطلبون المزيد من المعلومات أو التوقيعات مما يترتب عليه طول الوقت المستنفد في انجاز الأعمال دون مبرر.

§     عندما يقصر الرؤساء في أداء وظيفتهم الإدارية فيما يتعلق بالتنسيق وتحقيق الانسجام والتوافق في بيئة العمل يترتب على ذلك حدوث ارتباك وتعطيل للأعمال.

§     في حالات ضعف التنظيم الإداري على مستوى المؤسسه قد نرى الرؤساء الإداريين يخشون تحمل المسئولية فيشيع فيما بينهم ظاهرة التعامل خلال المذكرات الداخلية وفقدان الثقة مما يترتب عليه تعطيل الأعمال وضياع الوقت.

§     عندما تنخفض كفاءة المرؤوسين وتقل ثقتهم في أنفسهم ويصبحون أتكاليين هنا يتضاعف المجهود الذي يجب أن يبذله الرؤساء الإداريون ويزيد ضغط العمل عليهم.

خامساً: الرقابة :

§     شيوع المفهوم الخاطئ للرقابة على مستوى المؤسسة والذي يرى بأن الرقابة غاية في حد ذاتها هنا تصبح الرقابة سيفاً مسلطاً على رقاب العاملين تهتم بتصيد الأخطاء أكثر من اهتمامها بمنع الاخطاء أو تقليلها، وعندما يصبح اهتمام المراقبين موجه إلى كشف العاملين الذين يخطئون في حالة تلبس وفي مثل هذه الظروف يشيع جو من الخوف والشعور بالإرهاب لدى العاملين بالمؤسسة وبدلا من أن  يفكروا في العمل والانجاز فإنهم يفكرون في كيفية الوقوع في الخطأ مما يؤثر سلبيا في وقت العمل.

§     عندما تكون الاجراءات الرقابية الموضوعة تزيد عن الحد المناسب فإن ذلك يعطل التنفيذ ويتسبب في ضياع الوقت.

§     في حالة قصور وضعف الإجراءات الرقابية الى الدرجة التي تدفع إلى اللامبالاة والتسبب من جانب العاملين بسبب عدم وجود حساب أو عقاب مما يترتب عليه تأخر إتمام الأعمال وضياع الكثير من الوقت المتاح للعمل.

§     عدم وجود متابعة فعالة للقرارات والبرامج والخطط الموضوعة يعكس تأثيره على الاستثمار الجيد لوقت العمل.

صفات الإداري الكفء عند تعامله مع الوقت :

فالمدير الفعال هو الذي يعلم كيف يستخدم وقته، ويوزعه التوزيع الفعال على تخطيط الأنشطة المستقبلية  وتحديد الأنشطة اللازمة لأداء تلك الخطط، والوقت اللازم للقيام بعمل ما، ووقت القيام بالمرسلات اليومية والروتينية، وفيما يلي أهم صفات الإداري الكفء في التعامل مع الوقت:

-      القدرة على التنفيذ الفوري.        

-      القدرة على التعويض ومنح السلطة مع التفويض.

-      الرغبة في القيام بالعمل ودعمه وتشجيع المرؤوسين.

-      توافر الإحساس بأهمية الوقت.

-      رفض تضييع الوقت بالإصرار على القيام بالمهام المستعجلة.

-      القدرة على تغير بعض العادات القديمة وتقبل مبدأ التغير.

وبعد توضيح صفات الإداري الكفء يتضح لنا أنه لابد لكل إداري أن يتصف بمثل هذه الصفات حتى يستطيع للإداري أن يقوم بتبليغ الرسالة التي خلق من أجلها ومحاولة الخروج من مأزق أزمة إدارة الوقت حتى تصلح مسيرة العملية التعليمية ونصل إلى مستوى الكفاءة التعليمية.

 

التوجهات الحديثة في إدارة الوقت بمؤسسات التعليم:

§        تنمية النظرة إلى استثمار الوقت في الميدان التربوي بصفة عامة ولدى المعلمين والتلاميذ وأولياء أمورهم بصفة خاصة ليحاسب كل منهم نفسه والآخر على ضياع وهدر وقت التعليم.

§        أهمية التنسيق بين إدارات التعليم والمدارس في نقل المعلمين أو تكليفهم بأعمال خارج المدرسة، وضرورة وجود معلمين بدلاء لدى إدارات التعليم لسد العجز المفاجئ في بعض المدارس.

§         ضرورة التقييم الشامل للنشاط المدرسي، واتخاذ الطرق المثلى لتفعيله، بمشاركة مديري المدارس ورواد النشاط والمعلمين والطلاب وأولياء أمورهم.

§         إقامة الدورات التدريبية خارج وقت اليوم الدراسي الرسمي، ووضع حوافز مادية أو معنوية للملتحقين بهذه الدورات، مثل ربط الدورات بالترشيح للدرجات الأعلى، أو تعليم الكبار، أو النقل الداخلي.

§        اختيار مديري المدارس ممن يتصفون بالقيادة والحزم والعدل ما أمكن ذلك، وتفويضهم بصلاحيات مناسبة وإيجاد منهج واضح للثواب والعقاب.

§         عقد دورات تدريبية لمديري المدارس والمعلمين حول إدارة الوقت.

§         تضمين بعض المقررات لطلاب المرحلة الابتدائية موضوعات عن أهمية الوقت واستثماره.

مناهج الإدارة الفعالة للوقت:

عند دراسة أدبيات إدارة الوقت يتضح أن هناك ثمانية مناهج مختلفة تقوم على إفتراضات ومبادئ ولكل منهج منها قيمته وإضافته وتتمثل هذه المناهج الثمانية فيما يلي:

(1) منهج (نظم نفسك)

يفترض هذا المنهج أن معظم مشكلات الإدارة تأتي من الفوضى أو من غياب النظام حيث لا يجد الإداري ما يريده عندما يحتاجه ويصبح الحل المنطقي في بناء النظم التي تهتم بالتنظيم في ثلاثة مجالات:

§          تنظيم الأشياء: أي ضبط كل شئ بدءاً بمفاتيح الأبواب إلى الحاسبات والأرفف الخاصة بالملفات والمساحات في المكاتب.

§          تنظيم المهام: أي إعطاء الأوامر وتحديد خطوات التنفيذ بإستخدام قوائم أو خرائط تخطيط أو حتى برامج كمبيوتر معقدة تخطط لإدارة المشروعات.

§          تنظيم الأفراد: أي تحديد ما يمكن أن يقوم به الإداري ومن يعملون معه، ثم تفويض الأعمال لديهم، ثم بناء نظام لمتابعة أدائهم حتى يتمكن هذا الإداري من التحكم فيما يجري.

من أهم نقاط القوة في هذا المنهج أن التنظيم يوفر الوقت والتكلفة والجهد إذ لا يضيع الوقت في البحث أو كتابة التقارير مثلاً فالتنظيم يعطي المرء الذهن الصافي وحياة أكثر انضباطاً، ولكن الإسراف في التنظيم يتحول إلى عائق ونقطة ضعف، إذ يصبح التنظيم هدفاً في حد ذاته بدلاً من أن يكون وسيلة لأهداف أهم. فقد يضيع الوقت في التنظيم أكثر مما يضيع في الإنتاج ثم لا يجد وقتاً لعمل لأنه مشغول في ترتيب الأمور.    

( 2 ) منهج المحارب (البقاء والاستقلالية)

 الفلسفة وراء هذا المنهج هي حماية الوقت من الضياع حتى يتحقق التركيز والانتاج فالجميع محاصر بطلبات ضاغطة من بيئة مزدحمة ولذلك يرى منهج المحارب انه اذا لم يتصرف المدير بحزم حيال هذا الهجوم على وقته فسينهار النظام كله، ومن الأساليب التي يقترحها هذا المنهج:

§        العزل: أي ايجاد نظام حماية من خلال سيكرتارية وأبواب مغلقة وأجهزة رد على الهاتف ونحو ذلك من الوسائل.

§        الانعزال: وهو الانتقال إلى بيئة بعيدة تضمن العزلة حيث يمكن العمل باستقلالية دون مقاطعة.

§        التفويض: ترحيل الأعمال إلى الآخرين حتى يتاح المزيد من الوقت للأعمال الأهم تنبع قوة هذا المنهج من أن الوقت هو مسئولية شخصية وأن المدير سينتج ويبدع متى أتيح له وقت هادىء دون مقاطعة ولكن افتراض هذا المنهج أن الاخرين هم عدو، عليك إزاحتهم من الطريق حتى تتمكن من أداء الأعمال من خلال العزل والاعتزال ووضع الحواجز هو أمر مبالغ فيه، إذ ينسى أن ما يود المدير انجازه يتوقف على وجود هؤلاء الآخرين ومن ثم يصبح من الصعب الحصول على تعاونهم ونحن نعتزلهم بالإضافة إلى ذلك يقود هذا المنهج السلبي الدفاعي إلى سلوك انطوائي قائم على الاعتماد الكامل على الذات وتحقيق الإشباع من خلال ذلك عند هذا الحد ويشعر الباقون أنهم معزولون ولذلك سيحاولون الحصول على الاهتمام إما بايجاد المشكلات أو العمل بشكل مفرد وهنا قد يحتاج المدير إلى وقت أكثر لحل مشكلاتهم.

إن المنهج الانعزالي الوقائي يتجاهل حقيقة الاعتمادية المتبادلة بين جميع الاطراف وإثرها على وجود الحياة مما يعقد الامور أكثر فأكثر.

( 3 ) منهج الهدف (الانجاز):

يقول هذا المنهج أعرف ما تريده ثم ركز هدفك لتحقيقه فهو يعتمد على أساليب التخطيط ووضع الأهداف وحفز الذات والحماية من خلال حالة ذهنية ايجابية، قد اثبتت الوقائع أن الأفراد والمنظمات التي تضع أهدافاً واضحة للوصول إليه تحقق نتائج أفضل وإن الواقع يثبت أيضاً أن القادرين على وضع الأهداف والقادرين على الوصول إليه يحققون ما يحملون من الوصول إليه وهناك عدد كبير ممن يعتمد على هذا المنهج لصعود سلم النجاح ولكن سرعان ما يكتشفون ان السلم يستند الى الحائط الخطأ منهم من يصنعون الأهداف ويبذلون الجهود لتحقيقها ويصلون إلى ما يرغبون ولكن يكتشفوا أن الثمار التي جنوها ليست الثمار التي يحلمون بها فعندما لا تستند الأهداف الى مبادىء وحاجات أساسية يصبح الهدف والانجاز من المسببات لعدم تحقيق حياة متوازنة وقد يكسب بعضهم الملايين ولكنهم يعيشون حياة خاصة بائسة فقراء بالعلاقات والعواطف وهو منهج دفع الثمن الغالي للوصول إلى الاهداف.

( 4 ) منهج التسلسل (الاولويات وتحديد القيم)

يعتمد هذا المنهج على منهج الهدف ولكن يضيف اليه مبدأ هاماً هو مبدأ التسلسل والأولويات بمعنى الالحاح على أهم المهام ويستخدم في سبيل ذلك عدة أساليب منها اسلوب تحقيق القيمة وترتيب المهام فيقول أصحاب هذا المنهج يمكنك ان تفعل ما تريد ولكن ليس كل ما تريده وافتراضه الاساسي هو اذا كنت تعرف ما تريده وتلح على انجاز المهم اولاً فإنك ستصبح فاعلاً في إدارتك لوقت. ولكن هناك الكثير من الذين يجلسون عند قمة سلم النجاح يقولون أنهم وضعوا الأهداف وألحو عليها وحددوا الأولويات ولكن عندما وصلوا إلى الهدف لم يجدوا النتائج التي توقعوها ولذلك إن لم تكن الأهداف نابعة من المبادىء الحقيقية فلن يصل الفرد إلى الانجاز الحقيقي لنتائج تضمن جودة الحياة.

( 5 ) منهج الأدوات التكنولوجية

يقوم هذا المنهج على فرض أن الأدوات المناسبة مثل الجدول الزمني والمفكرة اليومية وبرنامج الحاسب ونحوها.

ستعطي الفرد قدرة على الإدارة الفضلى إذ يقوم هذا المنهج على أن هذه الأدوات تضمن معرفة الأولويات وتنظيم المهام والوصول إلى المعلومات بسهولة والفرض الأساسي أن النظم والهياكل تساعد على جعل الأداء اكثر فاعلية فهناك ميزة كبيرة في الاستخدام الفعال لتلك الأدوات في تحقيق:

§       تحديد الاولويات

§       وضع الاهداف

§       تنظيم المهام

§       استخدام منظم وسريع للمعلومات

ولكن كم من الناس يستخدمون أدوات إدارة الوقت هذه كما يجب أن تكون؟ فهناك من يشتري التقاويم لتتحول الى أدوات زينة تترك غير مستخدمة وبالنسبة لبعضهم تعد التقاويم اليومية والمهام المحددة أمراً مقيداً أو جامداً إضافة الى أن التكنولوجيا بشكل عام أن لم تكن مرتبطة بالمعرفة التامة بأهمية القيام بالمهمة المستخدمة من أجلها لا تعطي الجودة بشكلها المطلق إنما تعطي بعض القدرة على تحسين هذه الجودة فقط فألة التصوير الفوتوغرافية المتقدمه لا تنشىء مصوراً ناجحاً.

( 6 ) منهج المهارة في إدارة الوقت:

يقوم هذا المنهج على اساس أن إدارة الوقت مهارة شخصية تحتاج إلى اتقان عدة أشياء:

§       استخدام تقويم ومفكرات المواعيد.

§       إعداد قائمة مهام.

§       تحديد أهداف.

§       تفويض.

§       تنظيم.

§       وضع أولويات.

هذا المنهج التنظيمي شائع وقائم على أن غياب مهارة التخطيط ووضع الأهداف والتفويض سيؤثر على التنظيم ولذلك يلجأ كثير من المنظمات إلى وسائل تعليمية لتعليم العاملين هذه الأساسيات:

ومن أهم نقاط ضعف هذا المنهج تكمن التساؤلات التالية:

§       ما النماذج الأساسية التي يتم تعليمها؟

§       هل تقوم على مبادىء صحيحة؟

§       أو أنها تدعو لفروض غير صحيحة عن الفاعلية؟

 ( 7 ) منهج التدفق الطبيعي (الانسجام والنغمة الطبيعية)

يقوم هذا المنهج على فروض مختلفة عن الحياة والوقت تختلف عن الفروض التى تقوم عليها باقى مناهج ادارة الوقت فهو يقوم على فلسفة مستجدة من الحضارات الشرقية المتصلة بالتوافق الداخلى للذات والانسجام مع الطبيعة بعيدا عن الحاح الظروف التى تضغط علينا. فهذا المنهج بمثابة حركة مضادة لتلك الاساليب التقليدية لادارة الوقت او انسحاب لاولئك الذين يشعرون بالهزيمة من استخدام تلك النظم التى تقوم عليها المناهج الاخرى.

 ( 8 ) منهج الشفاء (ادراك الذات)

يهتم هذا المنهج بالمبادى التى تشكل السلوك فيقود إلى ادراك الذات ومن ثم تطويرها إذا يعتقد أن هناك مؤثرات تأتى من البيئة الاجتماعية والموروثات مسببة سلوكيات الهزيمة وغياب الانجاز فى إدارة الوقت ولكن هذا المنهج لا يعالج إلا جانب واحد من مشكلات إدارة الوقت ففهم الإدارى لذاته هو جزء من أجزاء التغير الفعال فى إدارته لوقته فقط.

وبالرغم من  الإضافات الهامة التى تقدمها هذه المناهج إلا أنها تنبع من رؤية الوقت بمعناه العادي وليس الوقت بوصفه عنصراً من عناصر الإنتاج ولذلك جاء كل منهج ملحاً على جزئية معينة دون اخذه لإدارة الوقت بشمولها فى الإدارة وبشكل عام تتعلق إدارة الوقت بتطبيقها على العملية افدارية الكلية التى تتكون من وظائف كل مدير فى الهيكل التنظيمى من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابه إضافة إلى اتخاذ القرارات.